No están los tiempos para afrontar costes o gastos innecesarios, pero en una clínica dental tampoco puedes arriesgarte a carecer de material. La clave, como siempre, una gestión inteligente que equilibre tus necesidades cuidando no sobrepasar las compras. ¿Tienes dudas sobre cómo puedes controlar el stock de material de tu clínica dental? No te preocupes, ten en cuenta estas claves que te propongo y comprobarás inmediatamente como este deja de ser tu problema.
¿Cómo afecta el control del stock a una clínica dental?
Antes te exponía los dos ejes básicos sobre los que siempre se ha basado la necesidad de controlar el material de tu clínica: contar con todo lo necesario, ajustando el gasto al mínimo. Sin embargo, considero que el enfoque debe ampliarse más, sobre todo si tienes una visión más actual e innovadora de lo que quieres que sea tu clínica dental.
Y es que, una mala gestión del stock del material afecta directamente al menos a estos tres factores:
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Calidad del servicio: no tengas duda, tus pacientes perciben inmediatamente la falta de material y tienden a identificarlo con dejadez o con una atención de poca calidad, en la que escatimas incluso en lo más básico.
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Ambiente de trabajo: una mala gestión del stock acaba generando discusiones entre los distintos miembros del equipo de tu clínica dental, desconfianza y reparto de culpas por falta de responsabilidad.
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Aumento de costes laborales: sí, aunque te parezca que no existe relación entre falta de material y gastos en personal, cuando estableces una política bien organizada de gestión del stock, tus colaboradores no pierden tiempo y pueden dedicarse a otras funciones más específicas de sus puestos.
5 Consejos para gestionar el inventario de tu clínica dental
Sin duda, ahora está más interesado que nunca en aprender las claves para controlar tu stock de material. Estas pautas son la clave para conseguirlo:
1. Disponer de información clara, detallada y actualizada
El control de tu inventario no puede basarse en realizar una revisión periódica de tus existencias. Necesitas disponer de información en cualquier momento, siempre actualizada, que se entienda y que incluya al menos estos tres datos:
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Fecha de caducidad
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Ubicación
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Cantidad de unidades
2. Definir necesidades y planificar con previsión
Dependiendo de los servicios que más demanden tus pacientes, cambiarán tus necesidades de material y la velocidad de reposición. Establece un sistema en el que cada miembro de tu equipo exponga cuáles son las necesidades de su área y planifica en base a vuestras agendas la compra de todo lo necesario.
3. Control exhaustivo de las entradas y salidas
Este es uno de los pasos esenciales para realizar una gestión eficaz del stock del material de tu clínica. Cuando recibes el material, debes revisar que lo recibido coincide con lo pedido, anotar cualquier irregularidad. Por supuesto, da entrada a cada artículo incluyendo todos sus datos. Y, mantén ese mismo rigor, controlando las salidas.
4. Automatiza la gestión del material
Existen distintas opciones de software específico para el control del stock que te van a facilitar mucho todo este proceso. Olvídate de usar las clásicas hojas de cálculo, con este tipo de programas puedes automatizar la clasificación de los productos o diseñar tus propias alertas para que te avisen sobre la cercanía de fechas de caducidad, por ejemplo.
5. Acondiciona un espacio adecuado para el almacenaje
Al final, el material debes guardarlo físicamente en algún sitio. Preocúpate de que sea un lugar adecuado, que garantice la óptima conservación, que sea de fácil acceso, que esté perfectamente organizado, siempre con los máximos cuidados de mantenimiento, orden y limpieza.
Una vez más, trato de aconsejarte sobre asuntos que son esenciales para garantizar el buen funcionamiento de tu clínica, pero que desconocías porque no forman parte de los conocimientos que aprendiste en la carrera de Odontología. Recuerda que mi consultoría está especializada en gestión de clínicas dentales, ¡este es solo uno de los temas en los que puedo orientarte!
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